Üçüncü Taraf İlişkileri Politikası

1. Amaç ve Kapsam

Bu politikanın amacı, Enerjisa Enerji A.Ş. ve iştiraklerinin tüm iş süreçleri kapsamında çalışılacak olan taraflar ile üçüncü taraflarla çalışma koşullarımıza ilişkin temel ilke ve prensipleri tanımlamaktır.

Bu politika, Şirket bünyesindeki tüm ortaklıkları, tüm çalışanları ve üst yönetimi kapsar. Şirket ayrıca iş yapmakta olduğu tüm tedarikçilerinden ve iş ortaklarından da bu politika ve Şirket ve iştiraklerinin etik ilkeleri ve tabi oldukları mevzuat düzenlemeleri gözetilerek hazırlanan politika/yönetmelik/prosedür/talimatları kapsamındaki ilkelere ve uygulamalara uygun hareket etmelerini beklemektedir.

2. Tanımlar

“BM”, Birleşmiş Milletler uluslararası örgütünü ifade eder.

“BM İş Hayatı ve İnsan Hakları Rehber İlkeleri”, iş hayatında karşılaşılan insan hakları ihlallerinin incelenmesi, önlenmesi ve düzeltilmesine yönelik olarak, ülkelere ve şirketlere yönelik bir rehber metindir.

“BM Küresel İlkeler Sözleşmesi”, insan hakları, çalışma standartları, çevre ve yolsuzlukla mücadele alanlarında iş dünyasının 10 temel sorumluluk alanını ele alan, sosyal sorumluluk ve sürdürülebilirlik uygulamalarına yönelik olarak evrensel olarak kabul edilen BM bildirgelerine dayanan sözleşmeyi ifade eder.

“Üçüncü Taraf”/“İş Ortakları”; tedarikçiler, bayiler, yetkili satıcılar, hizmet sağlayıcıları, danışmanlar gibi her türden iş ilişkisi kurulan kişi, kurum ve topluluklar olarak ifade edilmektedir.

“ILO”, Uluslararası Çalışma Örgütü’nü ifade eder.

“ILO Çalışma Yaşamında Temel İlkeler ve Haklar Bildirgesi”, ilgili sözleşmeleri onaylamamış olsalar bile, tüm üye ülkelerin iyi niyet çerçevesinde aşağıdaki dört ilkeye saygı duymak, bunları geliştirmek ve desteklemek ile yükümlü olduklarını açıklayan ILO Bildirgesini ifade eder:

a) Sendika kurma özgürlüğü ve toplu sözleşme hakkının etkin bir şekilde tanınması,

b) Her türlü zorla veya zorunlu çalıştırmanın ortadan kaldırılması,

c) Çocuk işçiliğinin engellenmesi,

d) İstihdam süresince ayrımcılığın ortadan kaldırılması.

“İnsan Hakları”, cinsiyet, ırk, renk, din, dil, yaş, milliyet, düşünce farklılığı ve malvarlığı farkı gözetmeksizin tüm insanlara özgü hakları ifade etmekte olup eşit, özgür ve onurlu bir yaşam hakkını içermektedir.

“Yaptırım Hedefi”;

• Yaptırımların hedefi olan herhangi bir kişi, kuruluş, gemi veya hükümet ("Listelenen Kişiler") (ör. OFAC, Specifically Designated Nationals and Blocked Persons (“SDN”) listesinde yer alanlar);

•Listelenen Kişiler’in doğrudan veya dolaylı olarak %50 veya daha fazlasına sahip olduğu şirketler;

• Kapsamlı yaptırımlara tabi olan ülke ve bölgelerde (“Ambargo Uygulanan Ülkeler”) ikamet eden gerçek ve tüzel kişiler veya bu ülkelerde tescilli tüzel kişiler. Bu politikanın yayım tarihi itibari ile ambargo uygulanan ülkeler Kırım, Küba, İran, Kuzey Kore ve Suriye’dir.

• Ambargo Uygulanan Ülkelerin hükümetleri veya Venezuela Hükümeti tarafından sahip olunan veya kontrol edilen veya bunların temsilcisi olarak faaliyet gösteren kişi veya şirketler anlamına gelmektedir.

3. Genel Prensipler

Risk Bazlı Ön Değerlendirme Şirket, Üçüncü Taraflarını teknik yetkinlikler, ürün ve hizmet kalitesi, fiyatlandırma, kurumsal itibar ve finansal sağlamlık gibi kriterlere göre seçmektedir.

Şirket ayrıca, özellikle solar panel ve kritik maden ve mineral içeren ürün alımına ilişkin tedarik süreçlerinde bu Politika’da Şirket ve iştiraklerinin tabi oldukları mevcut yasal düzenlemeler gözetilerek hazırlanan ilgili iştirakinin iç düzenlemelerinde belirtilen ilkelere uyumu sağlamak için Üçüncü Tarafları ile ilişkili uyum risklerini, risk temelli bir yaklaşıma göre değerlendirmektedir. Bu yaklaşım çerçevesinde aşağıdaki hususlar benimsenmektedir:

• Üçüncü Taraflar ile iş ilişkisine girilmeden önce ön yetkinlik değerlendirme sürecinin yürütülmesi, kurumsal dokümantasyon (politika prosedür ve taahhüt mektupları gibi) teminin sağlanması, finansal, teknik ve itibari yetkinlik araştırmalarının yapılması,

• İlgili Şirket politika ve prosedürleri uyarınca Üçüncü Tarafların Yaptırım Hedefi olmadığına emin olmak, yolsuzluk, insan hakları ihlali vb. risklerinin önden tespit etmek, için üçüncü taraf risk değerlendirmesinin yapılması - Yürürlükteki mevzuat, Şirket ile arasındaki sözleşmeye bağlı yükümlülükler ve aşağıda detaylıca açıklanan Üçüncü Taraf Uyum Koşulları başta olmak üzere etik kurallara uyulup uyulmadığının tespitine yönelik olarak gerektiğinde kullanılmak üzere denetim hakkına haiz olunması ve bu hakkın üçüncü taraflarla yapılan sözleşmede açıkça belirtilmesi,

• Gerekmesi halinde uyumu sağlamak için gerekli kapasite artırımı için destek ve eğitimlerin verilmesi.

4. Üçüncü Taraf Uyum Koşulları

Şirket çalışanları olarak; şirketimizi temsilen müşteriler, hissedarlar, iştirakler ve diğer şirketlerle yürüttüğümüz ilişkilerde Şirket’in kurumsal itibarının zarar görmemesi için büyük özen gösteririz. Şirket dürüst ve hukuka uyan bir şirkettir ve yürürlükteki ulusal mevzuat, Türkiye’nin imzaladığı uluslararası sözleşmeler ve şirketin iç politika ve iş etiği kuralları ve sözleşmelerden doğan yükümlülüklerine bağlıdır. Şirket özellikle aşağıdaki temel prensiplere uyum konusunda, tedarikçilerden ve iş ortaklarından da gerekli özeni göstermelerini bekler.

4.1. Yasal Düzenlemeler

İş Ortaklarından, faaliyetleri ve sektörleri kapsamındaki tüm yasa ve düzenlemelere uymaları beklenir. Bu kapsamda tedarikçiler, distribütörler ve yetkili servisler gibi tüm İş Ortaklarının rekabet yasaları, para aklama ve terörizmin finansmanının önlenmesine yönelik mevzuat, veri gizliliği düzenlemeleri ve rüşvet ve yolsuzlukla mücadele ile ilgili yasalara ve diğer tüm geçerli mevzuat hükümlerine uygun hareket etmeleri beklenmektedir.

4.2. İş İlişkilerinde Dürüstlük ve Etik

Dürüst davranma ve şeffaflık iş ilişkilerinde güvenilirliğin en temel unsurlarıdır. Şirket, İş Ortaklarından tüm iş ve işlemlerini yasalara, Türkiye Cumhuriyeti’nin taraf olduğu uluslararası sözleşmelere, Birleşmiş Milletler İnsan Hakları Beyannamesi’ne, Birleşmiş Milletler Küresel İlkeleri’ne (Global Compact) uygun olarak gerçekleştirmelerini ve tüm işlerinde adillik, doğruluk, dürüstlük, sorumluluk, güven, hesap verilebilirlik, açıklık ve saygı esasları çerçevesinde hareket etmelerini beklemektedir.

Şirket tedarikçilerden ve iş ortaklarından özellikle aşağıdaki temel prensiplere uymalarını bekler:

Çıkar Çatışmalarından Kaçınma

Şirket’in tedarikçi ve iş ortakları kararlarını salt objektif kriterlere dayanarak alırlar ve kişisel çıkarların ve ilişkilerin bu kararları etkilemesine izin vermezler.

İş Ortakları veya iş ilişkisi bulunma ihtimali olan diğer kişi ve kuruluşlar, Şirket ile kendileri (veya yakınları) arasında çıkar çatışmasına yol açabilecek veya bu şekilde algılanabilecek ve Şirket’in itibarına zarar verebilecek kişisel ilişkilere girmemelidir. Şirket ile iş ilişkisi içinde bulunan İş Ortakları veya iş ilişkisi bulunma ihtimali olan diğer kişi ve kuruluşlar ile bu kişi ve kuruluşlara iş veren, bunların işlerini onaylayan ya da bunlar ile ilgili karar alan Şirket çalışanları arasında, akrabalık, arkadaşlık veya benzeri yakın bir ilişkinin bulunması hali de çıkar çatışması riski yaratır. Bu durumda bulunan veya bulunma ihtimali olan kişi, kuruluş ve Şirket çalışanları durumu derhal uyum yöneticilerine bildirmekle yükümlüdür.

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele

Şirket’in tedarikçileri ve iş ortakları, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası’na uymakla yükümlü olup, yolsuzluğu hoş görmezler ve yolsuzluğa yol açabilecek her türlü davranıştan kaçınırlar. Çalışanlarının, alt yüklenicilerinin veya temsilcilerinin kamu görevlilerine veya başka üçüncü kişilere avantaj sağlamamasını, rüşvet vermemesini, yasal olmayan bağışlarda bulunmamasını veya başka yasal olmayan ödemeler yapmamasını ya da bunları kabul etmemesini taahhüt ve garanti ederler. Bu kurallar, kolaylaştırıcı eylem ve ödemeler [devlet kurumları ile rutin bir işlemi ya da süreci (izin ve ruhsat almak, belge temin etmek, vb.) güvenceye almak ya da hızlandırmak için yapılan ödemeler] için de geçerlidir.

Tüm işlemler doğru, şeffaf ve yeterli açıklamaları ihtiva edecek bir şekilde yasal defterlere ve kayıtlara işlenmelidir.

Kamu Kurumları ve Yetkili Mercilerle İlişkiler

Şirket’in tedarikçileri ve iş ortakları Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer yetkili mercilerle kurmuş oldukları ilişkilerinde yasal hükümlere uyarlar. İştirak ettikleri kamu ihalelerinde iş etiği kuralları, ilgili yasal hükümler ile serbest ve dürüst rekabet kurallarına uyarlar.

Hediyeler, Ağırlamalar ve Davetler

Şirket’in tedarikçileri ve iş ortakları Şirket çalışanlarına veya diğer üçüncü şahıslara onları hukuka ve İş Etiği Kuralları’na aykırı olarak etkilemek amacı ile doğrudan veya dolaylı olarak hediye, ağırlama veya davet etme şeklinde haksız avantajlar sağlamazlar. Ayrıca benzeri uygunsuz avantajları talep ve kabul de etmezler. Bu konuda İş Etiği Kuralları’nda belirlenen prensiplere ve sınırlamalara uygun hareket edilir.

Danışmanlar ve Aracılar

Şirket’in tedarikçileri ve iş ortakları yalnızca yürürlükteki mevzuata uygun olarak danışman veya aracı atarlar. Hukuka ve etik kurallara aykırı olarak bu kişileri kullanmazlar. Danış-mana veya aracıya ödenen ücretin sadece gerçek anlamda verilmiş danışmanlık veya aracılık hizmetleri karşılığında, bu hizmetler ile orantılı olarak ödenmesini ve hukuk dışı talepler için kullanılmamasını taahhüt ve garanti ederler.

4.3. Dürüst Pazar Davranışı

Şirket hukuka saygılı ve sorumluluk sahibi bir pazar oyuncusudur ve sözleşmelerden doğan yükümlülüklerine bağlıdır. Şirket, bunu özellikle aşağıda yer alan ve İş Etiği Kuralları içerisinde ayrıntılı şekilde düzenlenen Rekabete Uyum Davranış Rehberi’ndeki temel prensipler ile haksız rekabetin önlenmesine dair mevzuat hükümlerine uyum konusunda, tedarikçilerden ve iş ortaklarından da bekler:

Dürüst Rekabet

Şirket’in tedarikçileri ve iş ortakları rekabetin korunmasına ilişkin mevzuata uygun hareket ederler.

Kara Para Aklama ile Mücadele

Şirket’in tedarikçileri ve iş ortakları yürürlükteki vergi mevzuatına uygun davranırlar ve yalnızca dürüstlüğüne inandıkları iş ortakları ile iş ilişkisi kurarlar. Kara para aklanmasına ilişkin ulusal ve uluslararası tüm mevzuata uygun davranıldığını ve herhangi bir ihlalde bulunmadıklarını beyan ve taahhüt eder ve bunu güvence altına alırlar.

Ticari Bilgiler

Şirket’in tedarikçileri ve iş ortakları, ticari kayıtlarını yürürlükteki vergi mevzuatına uygun olarak tutarlar. Ticari faaliyetlerine ilişkin raporlarını gerçeğe ve yürürlükteki ilgili mevzuata uygun olarak düzenlerler.

4.4. İnsan Hakları

Şirket’in İş Ortaklarının, faaliyetlerini yürütürken, İnsan Hakları Politikası’na uymaları beklenir.

4.4.1. Çalışan Hakları

Şirket’in tedarikçileri ve iş ortakları insan haklarının korunmasına ilişkin evrensel ilkeleri ana prensipler olarak kabul eder ve korurlar. Özellikle zorla işçi çalıştırmama ve çocuk işçi çalıştırmama konusunda asla taviz vermezler. Tedarikçiler ve iş ortakları Uluslararası Çalışma Örgütü tarafından düzenlenen çocuk işçi çalıştırmaya dair yasal yaş sınırına ilişkin 138. ve 182. sözleşmelerinde belirlenmiş kuralları gözetirler.

İş Ortakları, faaliyetlerinin çocuk işçi çalıştırılması, zorla çalıştırma, iş istismarı ile ilişkilendirilmemesini sağlamalıdır. Ayrıca Şirket, ILO Sözleşmeleri ve Tavsiyeleri, İnsan Hakları Evrensel Bildirgesi ve BM Küresel İlkeler Sözleşmesi uyarınca, tedarikçilerinin, distribütörlerinin ve yetkili servislerinin kölelik ve insan kaçakçılığına karşı “sıfır tolerans” yaklaşımlarının olmasını beklemektedir.

Tedarikçilerimiz ve iş ortaklarımızın özellikle ILO sözleşmelerine ve yasalara uyum açısından riskli olan alım süreçlerinde (örn; solar panel ve kritik maden ve mineral içeren ürün alımı) çocuk işçiliğin ve zorla çalıştırmanın önlenmesi ile ilgili politika, prosedür ve taahhüt mektubu gibi yönetim sistem gereksinimlerini tamamlamasına gerektiğinde destek veririz ve Şirket ve iştiraklerinin tabi oldukları mevzuat düzenlemeleri gözetilerek hazırlanan ilgili politikalarına/iç düzenlemelere uymasını bekleriz.

4.4.2. İş Kanunlarına Uyum

İş Ortaklarının, faaliyet gösterdikleri ülkelerin iş kanunlarına uymaları beklenmektedir. Ücret belirleme süreci, ilgili sektörlere, yerel iş piyasasına göre rekabetçi şekilde ve eğer varsa toplu iş sözleşmelerinin koşullarına uygun olarak tespit edilmelidir. Sosyal yardımlar da dâhil olmak üzere ücretlerin tümü, yürürlükteki yasalara ve yönetmeliklere uygun olarak ödenmelidir.

4.4.3. Eşit Davranma ve Ayırımcılık Yapmama

Şirket’in tedarikçileri ve iş yaptığı tüm üçüncü kişiler, demokratik ilkelere uygun ve farklı düşünenlere karşı hoşgörülü davranır. Kimseye etnik kökeni, milliyeti veya sosyal kökeni, rengi, cinsiyeti, yaşı, engelliliği, dini veya siyasi görüşü ya da herhangi başka bir sebeple ayrımcılık yapmaz.

4.4.4. Taciz ve Şiddetin Önlenmesi

Üçüncü Taraflardan şiddetin, tacizin, iç ve dış tehditlerden kaynaklanan diğer emniyetsiz ve rahatsız edici koşulların bulunmadığı bir çalışma ortamı sağlaması beklenir. Hiçbir şekildeki fiziksel, sözlü, cinsel veya psikolojik tacize, zorbalığa, suistimale veya tehdide tolerans gösterilmez.

4.4.5. Örgütlenme ve Toplu Sözleşme Özgürlüğü

İş Ortakları ve Üçüncü Tarafların, çalışanlarının herhangi bir misilleme korkusu hissetmeden bir sendikaya üye olma ve toplu sözleşme yapma hak ve özgürlüklerine ve serbestçe dilek ve şikayetlerini iletme hakkına saygı duyması beklenir.

4.4.6. Çalışma Koşulları ve Çalışma Saatleri

Şirket’in tedarikçileri ve iş ortakları çalışanlarının çalışma koşullarının iyileştirilmesini ve geliştirilmesini desteklerler. Çalışanların ücretlerinin mevzuata uygun ve tam olarak ödenmesini sağlarlar. Çalışma saatleri en azından yürürlükteki ulusal yasal kurallara veya ulusal sanayi sektörlerinde geçerli olan asgari standartlara uygun olmalıdır.

4.5. İş Sağlığı ve Güvenliği

Şirket’in tedarikçileri ve iş ortakları iş sağlığı ve güvenliğine ilişkin mevzuata ve İş Sağlığı ve Güvenliği Politikası’na uygun davranırlar. Çalışanlarının iş güvenliğine dair eğitimlerini eksiksiz almalarını sağlarlar. Çalışanlarına işle ilgili gerekli kişisel koruyucu ekipmanları temin eder ve düzenli olarak çalışanlarına iş sağlığı denetimi yapılmasını sağlarlar.

4.6. Çevre

Şirket’in tedarikçileri ve iş ortakları, faaliyetlerini yürütürken çevresel etkileri ve tehlikeleri azaltmak için çevrenin korunmasına yönelik tedbirler alır; günlük operasyonlarında çevreyi daha fazla korumak üzere çevre dostu teknolojilerin geliştirilmesini ve yaygınlaştırılmasını teşvik ederler.

Bu kapsamda Şirket, İş Ortaklarını aşağıda belirtilen konularda destekler;

• Çevre Politikası da dahil olmak üzere yürürlükteki tüm çevre ile ilgili düzenlemelere uymak.

• İklim değişikliği, su yönetimi, atık yönetimi ve biyoçeşitliliğin korunması için çevresel performanslarını sürekli iyileştirmek ve çevresel etkilerini azaltmak.

• Endüstriyel kazalara ve diğer acil durumlara karşı etkili izleme sistemlerine ve prosedürlerine sahip olmak.

• İş Ortaklarının iş ortakları ve üçüncü taraflarının çevresel performanslarını iyileştirmeye teşvik etmek.

4.7. Veri Güvenliği ve Şirket Varlıklarının Korunması

Gizli veriler, kişisel veriler, ticari sırlar ve kurumsal varlıkların korunması en önemli sorumluluklarımızdandır. Şirket, tedarikçilerden ve iş ortaklarından özellikle aşağıdaki temel prensiplere uymalarını bekler:

Veri Koruma

Şirket’in tedarikçileri ve iş ortakları; çalışanların, müşterilerin, tedarikçilerin ve diğer ilgililerin kişisel verilerinin korunmasına ilişkin yürürlükteki mevzuata ve ilgili kurumların düzenlemelerine uygun hareket ederler.

Fikri Mülkiyet Haklarının ve Ticari Sırların Korunması

Şirket’in tedarikçileri ve iş ortakları; Şirket’in ve üçüncü tarafların know-how, patent gibi fikri mülkiyet haklarına ve ticari sırlarına saygı gösterirler. Şirket’in yazılı izni olmaksızın veya yasal olmayan diğer yollardan bu bilgileri üçüncü taraflara vermezler.

Şirket Varlıklarının Korunması

Şirket’in tedarikçi ve iş ortakları Şirket’in maddi ve maddi olmayan varlıklarına saygı gösterirler ve bunları hukuka aykırı olarak veya iş dışında amaçlarla kullanmazlar. Çalışanlarının ve kendileri tarafından görevlendirilen üçüncü tarafların (alt yükleniciler veya temsilciler) Şirket’in varlıklarına zarar vermemelerini veya suiistimal ederek kullanmamalarını sağlarlar.

5. Üçüncü Taraf Kontrolü (ÜTK)

5.1. Üçüncü Taraf Kontrolü Neden Gereklidir?

Bu politika kapsamında tanımlanan bir Taraf’ın şirketin temel uyum ilkelerine uygun çalışmasına dair kontrolünün yapılması Uyum Yönetim Sistemi’nin ayrılmaz bir parçası olup hukuki, finansal ve itibar kaynaklı riskleri önlemek ve en aza indirmek adına gereklidir.

Ayrıca ÜTK ulusal veya uluslararası nitelikteki yasa veya ilgili diğer düzenlemelerin Şirket, Şirket’in ortakları veya çalışanları üzerindeki etkisi açısından da önemli ve gereklidir.

Tedarikçilerimiz ve iş ortaklarımız, rüşvetle mücadele kapsamında en iyi rüşvet karşıtı uygulamalar kullanılarak seçilir.

Yolsuzluk sorunlarıyla ilgili gelecekteki ihlalleri önlemek için her zaman tedarikçilerimiz ve iş ortaklarımızla iletişim halinde oluruz.

En geç üç yılda ya da gerekli görüldüğünde daha kısa zaman aralıklarıyla, tedarikçilerimizin ve iş ortaklarımızın yolsuzluklara karşı performansını gözden geçiririz ve değerlendirmeleri gerçekleştirmesi için gerekli görülürse bağımsız üçüncü kişilerden destek alırız.

Buna ek olarak İnsan Hakları konularında özellikle çocuk işçiliğin ve zorla çalıştırmanın engellenmesi için BM, kendini kanıtlamış ve güvenilir, bağımsız üniversite ve araştırma kurumlarının ülke, bölge, şirket ve kişiler hakkındaki güncel raporlarını takip ederiz.

Olası bir aykırılığın tespiti halinde sözleşmelerimize göre gerekli yaptırımları gecikmeden uygularız.

5.2. Üçüncü Taraf Kontrolü Ne Zaman Gereklidir?

i. Aracılarla Yapılan İşlemler: Örneğin lobi faaliyetleri, danışmanlık, kolaylaştırıcı işlem temsilcisi gibi Taraflarla kurulan iş ilişkileri. Bu gibi durumlarda ilgili işleme dahil olan üçüncü kişiler hakkında ÜTK yaparız. Şirket olarak aracılarımıza yalnızca uygun, fiili ve meşru hizmetleri karşılığında hizmetleri ile orantılı olacak şekilde ödeme yaparız.

ii. Danışmanlar: Danışmanlarla ilgili olarak bu politikada belirtilen ÜTK’nin yanı sıra Şirket’te görevi sona eren çalışanların danışman olarak geçici bir süre çalışabilmesi için İnsan Kaynakları ve İdari İşler Direktörü’nün teklifi ve CEO’nun onayını alırız. Şirket olarak danışmanlarımıza yalnızca uygun ve meşru hizmetleri karşılığında, hizmetleri ile orantılı şekilde ödeme yaparız. Danışmanlarımızın seçiminde Türk Ceza Kanunu madde 252 Rüşvet, madde 257 Görevi Kötüye Kullanma, madde 235 İhaleye Fesat Karıştırma suçlarından herhangi birinden hüküm giyen veya hakkında soruşturma açılanlar ile 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu ve ilgili mevzuatı kapsamında kamu ihalelerinden yasaklı listesinde yer alan gerçek kişi danışmanlar ile danışmanlık alınanın bir tüzel kişi olması halinde ilgili tüzel kişiliğin gerçek kişi hâkim ortaklarından herhangi birinin anılan kapsamda olması halinde bu kişilerden danışmanlık hizmeti almayız; bu kişileri ihale süreçlerine dâhil etmeyiz veya bu kişilerden şirket iç prosedürleri, istisna formu veya üst yönetim onayıyla dahi olsa danışmanlık hizmeti almayız.

iii. Birleşme Devralmalar (“M&A”): Bir M&A projesinin veya bir finansal işlemin başlangıcında ilgili İş Birimi, ÜTK’yı ilgili Uyum Sorumlusu ile birlikte duruma göre tanımlar. Bununla birlikte ilgili İş Birimi her zaman bu ÜTK’nın ötesinde, Uyum Yönetim Sistemi Standartları’na uygun bir iş ilişkisi için çalışmak zorundadır (Örneğin; müzakerenin bir parçası olarak İş Etiği Kuralları’nın sözleşmenin bir parçası olarak tanınması).

iv. Tedarik Süreçleri

a. Mevzuatla açıkça belirlenen haller haricinde Şirket’in ana faaliyet alanlarıyla ilgili (elektrik satış, elektrik dağıtım, Eşarj Elektrikli Araçlar Şarj Sistemleri A.Ş ve Enerjisa Müşteri Çözümleri A.Ş. üzerinden yapılan sair faaliyetler) tedarikçi seçimlerinde ilgili Şirket iştiraki çatısı altında olan İş Birimi’nin ve/veya Şirketin mevcut sair mevzuatlara uygun olarak hazırlanan ilgili politikaları/prosedürleri kapsamında gerekli incelemelerle birlikte bu politika kapsamındaki ÜTK da yapılır.

b. Satın Alma Süreçlerinde Şirket ve tüm iştirakleri, tabi oldukları mevzuat düzenlemeleri gözetilerek hazırlanan ilgili iştirakinin Satın Alma Prosedürüne ve İhale Talimatı’na uygun hareket eder. Tüm tedarikçilerimizden “Üçüncü Taraf Davranış Kuralları ve Uyum Beyanı” alınır. İlgili mevzuat sınırları dâhilinde bu politika kapsamında ÜTK da yapılır.

c. Danışmanların seçiminde mevzuata istinaden gözetilen ölçütler (yukarıda 4.2.ii. bendi) tedarikçilerin seçiminde de uygulanır.

v. Uyum açısından riskli görülen ülkelere yapılacak olan satış ve/veya diğer iş faaliyetleri: (Uluslararası Şeffaflık Örgütü’nün güncel Yolsuzluk Algı Endeksi’ne göre puanı 100 üzerinden 50’nin altında olan ülkeler). Bu gibi durumlarda ayrıca Kurumsal Yönetim İlkeleri’ne uygunluk için Uyum Yönetim Birimi ile iletişime geçilmelidir.

vi. Uyum açısından riskli görünen ülke, bölge ve şirketlerden (özellikle solar panel ve kritik maden ve mineral içeren ürünlere ilişkin olarak) yapılacak alımlar ve/veya diğer iş faaliyetleri: BM, kendini kanıtlamış ve güvenilir, bağımsız üniversite ve araştırma kurumlarının ülke, bölge, şirket ve kişiler hakkındaki güncel raporlarında bahsedilen ülke, bölge ve şirketler hakkında gerekli Risk Analizi ve Tedarik Zinciri Risk Haritalaması çalışması yapılır, Bahsi geçen bölgelerden alım yapan tedarikçileri uyarılır ve üçüncü tarafların kendi tedarik zinciri kontrollerini yapıp detaylı olarak raporlaması istenir. Gerekirse uzman kontrol ekibiyle tedarik zinciri yerinde denetlenir veya bağımsız denetim kurumları vasıtasıyla denetlenmesi sağlanır. Çıkan sonuçlar Kurumsal Yönetim İlkeleri’ne uygunluk için Uyum Yönetim Birimi ile paylaşılır.

vii. Üst Düzey Yöneticiler: Direktör ve üzeri seviyedeki üst düzey yöneticilerin işe alımında uluslararası yasaklı kişiler listelerinde olup olmadıkları kontrol edilir.

5.3. Gizlilik

İş ilişkisi kurulacak olan ve şirket bilgilerinin paylaşılması gereken Taraflar ile hizmet veya danışmanlığa ilişkin sözleşmenin imzalanmasından önce, gizlilik koşullarını Gizlilik ve Bilgi Güvenliği Sözleşmesi (“NDA”) ile açık bir şekilde güvence altına alırız. NDA kapsamında Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili ikincil mevzuatın yanı sıra Bilgi Güvenliği’ne ilişkin hükümlerin Taraflarca kabulünü sağlarız ve müzakere talebi halinde ilgili Hukuk ve Bilgi Güvenliği ekiplerinin görüşlerinin alınmasını sağlarız. NDA metni üzerinde bu incelemelerden geçmeyen hiçbir revizyon talebini kabul etmeyiz ve imzaya açmayız.

5.4. Kontrol ve İzleme

İş ilişkisi kurulacak olan tedarikçileri, bayileri, yetkili satıcıları, yetkili servisleri ve danışmanları titizlikle ve özenle seçeriz. Bu kapsamda; bu politikada ve Şirket ve iştiraklerinin ilgili politika/prosedürlerinde belirtilen uyum ölçütlerinin gereklerinin tedarikçiler ve iş ortakları tarafından yerine getirilip getirilmediğini yürürlükteki yasalara uygun olarak ve özellikle veri koruma yasaları göz önünde tutularak, gerekli “uyum beyanları” ile tevsik edici başkaca bilgi ve belgeleri alarak ya da gerekli görülmesi halinde yerinde inceleme yaparak gerçekleştiririz. Yapılan incelemede özellikle BM İnsan Hakları Rehber Dokümanı ve ILO (Uluslararası Çalışma Örgütü) Konvansiyonlarında belirtilen, çocuk işçiliğin ve zorla çalıştırmanın önlenmesi, örgütlenme serbestisi ve çalışanların dilek, şikâyet ve önerilerini serbestçe dile getirebildikleri mekanizmaların ne kadar sağlıklı çalışıp çalışmadığı ve Şirket’in Kurumsal İtibar Yönetimine ve Kurumsal Yönetim İlkelerine bir risk oluşturup oluşturmadığı detaylı olarak incelenir.

Buna ek olarak, BM ve kendini kanıtlamış ve güvenilir, bağımsız üniversite ve araştırma kurumlarının ülke, bölge, şirket ve kişiler hakkındaki güncel raporlarında bahsedilen riskli durumlar ile ilgili internet tabanlı detaylı halka açık kaynak araştırmasını yapar, veya bu araştırmanın yapılması ile ilgili konusunda uzman kişi ve kurumlardan hizmet alırız.

Üçüncü Taraflar’ın yasal yükümlülüklerini yerine getirmelerini, İş Etiği Kuralları’na uymalarını, insan haklarına saygılı davranmalarını, iş ahlakı ve yolsuzlukla mücadele prensiplerine uygun davranmalarını teşvik etmek için gerekli tedbirleri alırız.

Uyum açısından riskli görünen ülke, bölge ve şirketlerden (özellikle solar panel ve kritik maden ve mineral içeren ürünlere ilişkin olarak) yapılacak alımlar ve/veya diğer iş faaliyetleri kapsamında tedbirlere ek olarak Kurumsal Yönetim İlkeleri çerçevesinde ve bu politikada belirtilen uyum ölçütleriyle ilgili periyodik olarak üçüncü tarafları kontrol eder ve değerlendirilir. Üçüncü tarafların performansları izlenir ve riskli bulunan üçüncü tarafların uygulama veya davranışları Kurumsal Yönetim İlkelerine göre değerlendirilerek üçüncü taraf ilişkisinin devam edip etmeyeceğine karar verilir.

6. Yönetim,Yetki ve Sorumluluklar

Şirket’in tüm çalışanları ve yöneticileri bu Politika’ya uymaktan ve Şirket’in ilgili prosedürlerini ve kontrollerini bu Politika’daki gereklilikler doğrultusunda uygulamaktan ve desteklemekten sorumludur. Şirket, ilgili taraf ve işleme uygulanabilir olduğu ölçüde, tüm İş Ortaklarının bu Politika’ya uyumlu davranmasını bekler ve bunun için gerekli adımları atar.

Her bir çalışan, iş ilişkisi kurulacak olan herhangi bir Taraf’ın bu politikanın kapsamına girip girmediğine dair şüphesi var ise ilgili Uyum Yöneticisi ile temasa geçer ve alacağı görüş doğrultusunda hareket eder.

Tüm çalışanlar, tedarikçiler, iş ortakları, paydaşlar veya herhangi bir üçüncü kişi, 0 (216) 579 09 14 numaralı ENETİK İhbar Hattı’na veya ENETİK@enerjisa.com adresine e-posta göndererek şüpheli politika ihlallerini gizlilik içinde bildirebilir.

7. Son Hükümler

Bu politika, Şirket’in sürdürülebilirlik yaklaşımının ayrılmaz bir parçasıdır.

Bu politika Türkçe ve İngilizce dillerinde hazırlanmış olup Şirket ve Yatırımcı İlişkileri’nin internet sitesinde yer almaktadır.

Bu politika, yılda bir Kurumsal Uyum ve Hukuk Direktörlüğü tarafından Şirket ve iştiraklerinin Uyum Birimlerinin görüşlerini almak kaydıyla gözden geçirilir ve temel ilkelere ilişkin uygulamaya yönelik ilerlemeler takip edilir. Üst yönetim veya paydaşlardan herhangi bir kapsamlı geri bildirim gelmesi halinde bu süre beklenmeksizin politika gözden geçirilebilir Bu Politika ya da politikanın bir özeti ayrıca organizasyon içinde bilgi edinilmesini temin etmek için tüm İş Birimleri’nin en üst düzey yöneticilerine bilgi amacıyla gönderilir.

Bu politika Yönetim Kurulu tarafından kabul edilerek 22/04/2021 tarihinde yürürlüğe konmuştur.

8. Ekler

Üçüncü Taraf Davranış Kuralları ve Uyum Beyanı